مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک

مدیریتی

برنامه‌ریزی عبارتست از فرایندی دارای مراحل مشخص و به هم پیوسته برای تولید یک خروجی منسجم در قالب سیستمی هماهنگ از تصمیمات. برنامه بیانی روشن، مستند و مشروح از مقاصد و تصمیمات است.

برنامه ریزی یکی از وظایف مدیریت است. هر مدیری با پنج وظیفه برنامه ریزی سازماندهی بکارگماری رهبری و کنترل روبروست.

از جنبه ماهیت، برنامه‌ریزی دارای انواع برنامه‌ریزی فیزیکی، سازمانی، فرایند، مالی، وظیفه‌ای و عمومی است. از جنبه افق زمانی، برنامه‌ریزی را می‌توان در قالب برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت، برنامه‌ریزی میان مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک مدت و برنامه‌ریزی بلندمدت دسته‌بندی کرد.

بیشتر برنامه‌ریزی‌ها بر اساس دیدگاه عقلایی، دارای شکل آرمان‌ها و اهداف- طرح‌ها و اقدامات- منابع موردنیاز هستند. در این مدل‌ها ابتدا آرمان‌ها و اهداف سازمانها تبیین شده، سپس طرح‌ها و اقدامات لازم تعیین و در نهایت منابع موردنیاز برای انجام پروژه برآورد می‌گردند.

تغییر در شرایط محیط، سیاست‌ها، نگرش‌ها، دیدگاه‌ها، ساختارها، نظام‌ها و . . . عواملی هستند که بر آرمان‌ها و اهداف برنامه‌ریزی تأثیر گذاشته که در نهایت باعث تغییر برنامه می‌گردند. برنامه‌ریزی در شکل اشاره شده در فوق ظرفیت و توانایی مقابله با چنین تغییراتی را نداشته و منجر به شکست می‌گردد. این شرایط موجب رشد این تفکر شد که در برنامه‌ریزی باید بتوان با تغییرات، جهت حرکت سازمان را تغییر داد و جهت و رفتار جدیدی را در پیش گرفت. این نگرش زمینه‌ساز ابداع برنامه‌ریزی استراتژیک شد. بر خلاف برنامه‌ریزی سنتی که در آن آرمان‌ها و اهداف تعیین می‌شوند در برنامه ریزی استراتژیک، هدف تبیین و تدوین استراتژی است. بسته به نوع، تنوع و ماهیت تغییرات موجود در محیط می‌توان ترکیبی از برنامه‌ریزی سنتی و برنامه‌ریزی استراتژیک را به کار برد.

دو عبارت برنامه ریزی استراتژیک و برنامه ریزی بلند مدت اغلب به جای یکدیگر بکار می‌روند اما دارای تفاوتهای اساسی هستند. برنامه‌ریزی بلند مدت بر دیدگاه عقلایی (آرمان‌ها و اهداف- طرح‌ها و اقدامات- منابع موردنیاز) استوار شده است. در برنامه ریزی بلند مدت نقش تغییر و تأثیر محیط کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد.

برنامه ریزی استراتژیک بر تغییر و شرایط محیطی متمرکز می‌شود و برای برخورد با آنها استراتژی‌های مناسب اتخاذ می‌کند.

استراتژی برنامه، موضع، الگوی رفتاری، پرسپکتیو، سیاست یا تصمیمی است که سمت و سوی دیدگاه‌ها و جهت حرکت سازمان را نشان می‌دهد. استراتژی می‌تواند تحت سطوح سازمانی، وظایف و محدوده زمانی متفاوت تعریف شود.

برنامه‌ریزی استراتژیک گونه‌ای از برنامه‌ریزی است که در آن هدف، تعریف و تدوین استراتژی‌هاست. از آنجایی که استراتژی می‌تواند عمر کوتاه یا بلند داشته باشد برنامه‌ریزی استراتژیک می‌تواند برنامه‌ریزی بلند‌مدت یا کوتاه‌مدت باشد اما رویکردی متفاوت دارد.

مدیران را به سازمان علاقمند می‌کند. تغییرات محیطی را به سازمان نشان می‌دهد. در کسب درک روشن از سازمان به مدیران کمک می‌کند. دیدی هدفمند از مسائل مدیریت ارائه می‌دهد. باعث هماهنگی و تفاهم در سازمان می‌شود. آینده‌نگری را در مدیران تقویت می‌کند. فرصت‌های پیش روی سازمان را مشخص می‌کند. قالبی برای اجرای برنامه و کنترل فعالیتها ایجاد می‌کند.

برنامه ریزی استراتژیک یک فرایند است. اجرای این فرایند باید بر اساس مراحل مشخص و از پیش تعیین شده انجام شود. تعریف مراحل در قالب مدل انجام می‌شود. بسته به نوع سازمان، شرایط حاکم بر آن و . . . مدل‌های مختلفی از برنامه‌ریزی استراتژیک توسعه داده شده است. هر فرایند برنامه ریزی استراتژیک باید بر اساس یکی از این مدل‌ها اجرا شود.

سازمانهای دولتی عمومی یا غیر انتفاعی ویژگیهایی دارند که آنها را از سازمانهای خصوصی و مبتنی بر سود و درآمد متمایز می‌سازند. مدل‌های برنامه ریزی استراتژیک این سازمانها باید قادر باشد این ویژگی‌ها را در نظر گیرد. چند مدل برنامه ریزی استراتژیک برای این گونه سازمانها توسعه داده شده است اما بیشتر آنها کارایی لازم را نداشته و مناسب سازمانهای دولتی عمومی یا غیر انتفاعی ایران نیستند

ماموریت و چشم انداز؛ Mission & Vision در مدیریت استراتژیک

«چشم انداز» که از آن به دورنما، منظر، آینده متصور و یا آینده آرمانی و مطلوب نیز نام برده می شود، توصیفی است از شرایط آینده و به عبارت دیگر، تصویری است از وضعیت آینده یک مجموعه، زمانی که به اهداف و استراتژی های خود دست یافته باشد. چشم انداز و آرمان ها، معمولاً زاییده فکر و خلاقیت مدیران مجموعه بوده و در ابعاد مختلفی همچون فناوری، دانش، وضعیت مالی، بازار و مواردی از این دست، به تصویر کشیده می شوند.

چشم انداز سازمان باید خلاصه، بیاد ماندنی، مطلوب و ایده آل مناسب را به تصویر بکشد و همه سطوح را در نظر بگیرد.

چشم انداز استراتژیک

شروع استراتژی با چشم انداز استراتژیک است اما بعضی از سازمان ها اول وضع موجود را نگاه می کنند بعد آینده را طراحی می کنند و سپس تحلیل شکاف می کنند اصالت را به وضع موجود داده و مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک تأثیر گذشته بر آینده را تحلیل می کنند. اما دسته دوم شرکتهایی هستند که اول وضع آینده را طراحی می کنند بعد وضع فعلی را بررسی می کنند بعد تحلیل شکاف صورت می گیرد این گونه سازمان ها اصالت را به وضع آینده می دهند. این گونه سازمان ها وضع موجود را عوض می کنند که به آن تغییر تحول آفرین گفته می شود.

مشخصات چشم انداز

چشم‌انداز سازمان داراي مشخصات خاصي است. سازمان شايسته است چشم‌انداز خود را با درنظرگرفتن چنين مشخصاتي استخراج نمايد. اين مشخصات در ذيل ارائه گرديده است:

• فرصت هاي موجود براي شركت را نشان دهد.
• راه بهره جويي از فرصت ها را بنماياند.
• بلند پروازانه باشد.
• منحصر به فرد باشد.
• در كاركنان رضايت شغلي ايجاد نمايد.
• استانداردهاي بالايي را بنا گذارد.
• در كاركنان ايجاد تعهد ، علاقه و غرور نمايد.
• مسير حركت شركت را به وضوح بيان كند.
• مشوق يادگيري باشد.
• مخاطب را مشخص سازد.

مزایا ومنافع تدوین چشم انداز

• ارائة تصویری از مجموعه در پایان افق برنامه ریزی.
• ایجاد درکی کلی از این که موفقیت مجموعه به چه مفهومی است.
• ایجاد اتفاق نظر بر آینده مطلوب مجموعه.
• روشن ساختن جهت و مقصود حرکت مجموعه.
• مشخص نمودن این که مجموعه، در صورت برآوردن مأموریت خود، به چه شکل و چگونه ساختاری خواهد رسید.
• در مواجهه با مسایل پیش آمده سازمان فوق فعال خواهد بود.
• بکارگیری ابتکار عمل و خلاقیت در سازمان افزایش خواهد یافت.
• با مشخص شدن هدف غایی تلاش های افراد و فعالیت ها سازمانی جهت می یابند.
• هدایت نیروهای بالقوه و بالفعل و ایجاد هم نیروزایی در آنها
• اولویت بندی تخصیص منابع و بهره گیری از امکانات و فرصت ها
• جلوگیری از بروز بحران های احتمالی و اتلاف منابع

مأموریت

«رسالت» که از آن با عناوینی چون مأموریت، فلسفه وجودی، اهداف بنیادین و یا مقصود اصلی نیز یاد می شود، عبارت است از فلسفه وجودی و یا نقشی که یک مجموعه در قبال جامعه خود، بر مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک عهده گرفته تا با ایفای آن و ارائه خدمات مورد نظر، نیازهایی از جامعه را برآورده سازد. به عبارت دیگر می توان گفت، مأموریت یک بیان کلّی از نیّت مجموعه می باشد که با استفاده از نقطه نظرات مدیران ارشد آن مجموعه، تعریف و تصریح شده و در قالب «بیانیة مأموریت» مجموعه، ارائه می گردد.

بیانیة مأموریت را گاهی گزاره اعتقادات، بیان فلسفه، بیان باورها و بیان اصول مجموعه نیز می نامند.

براساس الگوهای مدیریت و برنامه ریزی استراتژیک، پیش از تدوین استراتژی ها، باید مأموریت مجموعه را به شیوه ای روشن تهیه کرد.

تدوین مأموریت

مأموریت (Mission) به معنی فلسفه وجودی و چرایی وجود می باشد. به این معنی که چرا این کالا بوجود آمده است. منظور از فلسفه وجودی شرکت یعنی اینکه چرا این شرکت در این صنعت بوجود آمده است.

بطور کلی فلسفه وجودی باید بصورت کلی بیان شود و شرکتها نباید فلسفه وجودی خود را طوری انتخاب نمایند که در یک زمان، فلسفه وجودی شرکت به پایان برسد و از بین برود. مأموریت متأثر از چشم انداز (Vision) یا بینش است. چشم انداز نیز می تواند متأثر از تحصیلات، تجربیات، مطالعات، تربیت خانوادگی، نیاز جامعه، تقاضاهای محیطی و… باشد. چشم اندازها در واقع مأموریت شرکت را می سازند. مأموریت باید تا حد امکان بصورت کلی باشد و اهداف کلی شرکت را بیان نماید اما این کلی بودن نباید بگونه ای باشد که بی محتوا بوده بلکه باید جهت دهنده باشد.

درتدوين بيانيه ماموريت بايستي بتوان به پنج سؤال اساسي زير پاسخ داد كه عبارتنداز:
۱٫ چه چيزي؟ (كالا و خدماتي كه سازمان ارائه مي دهد و در واقع چه نيازي از جامعه را با تامين اين محصولات برآورده مي سازد.)
۲٫ چه كسي؟ (مشتريان چه كساني هستند؟)
۳٫ كجا؟(حيطه رقابتي كجاست؟)
۴٫ چرا؟(هدف بهينه سازمان چيست؟)
۵٫ چگونه؟ (ويژگيهاي منحصر به فرد و مزيت هاي رقابتي سازمان در رسيدن به اين هدف‌ها چيست؟

اهمیت مأموریت سازمانی

• هدف نهائی سازمان را عملاً مورد تأکید قرار می دهد.
• مبنا و معیار تخصیص منابع محسوب می شود.
• جو شناخته شده ای را بر سازمان حاکم راهنمای تدوین برنامه ها و فعالیت های همه واحدها و افراد قرار می گیرد.
• زمینه انعطاف پذیری سازمانی را فراهم آورد و از عبارت کلی تر استفاده شود بطور مثال بجای استفاده از انجام واکسیناسیون هیپاتیت “ب” از عبارت واکسیناسیون بیماریهای قابل پیشگیری با واکسن، بجای تولید دانش مربوط به هپاتیت از تولید دانش مورد نیاز جامعه پزشکی و بجای تربیت کاردان و کارشناس از تربیت نیروی انسانی متخصص استفاده شود.
• برنامه ارزیابی فعالیتها و نتایج حاصله را جهت دهی می نماید.

مزایا و منافع تدوین مأموریت

• روشن شدن فلسفة وجودی مجموعه، نقش ها و وظایف آن
• ایجاد توافق در خصوص سمت و سوی حرکت مجموعه
• ایجاد تمرکز بر بحث و بررسی مسایل اساسی و مهم
• ایجاد وحدت رویه بین مدیران، تصمیم گیران و تصمیم سازان
• همسویی در تفکر و تصمیم گیری در مورد مسائل کلیدی

مقایسه چشم انداز و مأموریت سازمانی

مأموریت	چشم انداز
تمرکز بر فعالیت های جاری	تمرکز بر مسیر آینده سازمان
سازمانی که الان هستیم.	سازمانی که می توانیم بشویم
نیازهای جاری که به پاسخگویی آنها مشغول هستیم.	نیازهای شناسایی نشده که در آینده می توانیم جواب دهیم
ثابت است	قابل تغییر است
فلسفه وجودی سازمان	آینده آرمانی سازمان
تعهد به انجام آن وجود دارد	وعده ی انجام آن تعیین می شود
از جنس مدیریت است	از جنس رهبری است

مثال در تبیین چشم انداز

چشم انداز نظام آماری عتف:نظامی است که پیشرو و مرجع در جمع آوری، تولید، تحلیل و انتشار آمار و اطلاعات مورد نیاز سیاست گذاران، برنامه ریزان و پژوهشگران کشور با استفاده از فناوری های هوشمند و مشارکت توانمند و علمی تمام بخشهای ذی ربط براساس شاخص های کیفیت و استانداردهای نظام آماری.

چشم انداز شبکه پزشکی مولکولی کشور:استفاده کارآمد و اثربخش از توانائیهای بالفعل و بالقوه کشور در زمینه پزشکی مولکولی جهت بسک و ارتقاء سطح علمی تحقیقاتی کشور به منظور اعتلای سطح سلامت جامعه، هدف آرمانی یا چشم انداز شبکه پزشکی مولکولی کشور می باشد.

مثال در تبیین مأموریت

مأموریت شرکت فایزر: شرکت فایزر در زمینه مراقبت های بهداشتی در دنیا تحقیق می کند. مأموریت اصلی آن ها بر آن است که در سراسر جهان با استفاده از دانش و روشهای علمی، زندگی بهتر، طولانیتر، سالمتر، پربارتر و لذت بخش تر برای مردن فراهم نمایند. شرکت دارای چهار بخش اصلی است: مراقبتهای بهداشتی، لوازم پزشکی و داروئی، صنایع غذایی و درمانگاه های حیوانات. آن ها در ۳۹ کشور جهان واحد تولیدی داشته و محصولاتشان در سراسر جهان عرضه می شود.

مأموریت دانشکده بازرگانی دانشگاه سیموستن: مأموریت دانشکده مدیریت بازرگانی این است که در تأیید و تقویت دانشگاه ایالتی سمیوستن به دانشجویان آموزش و تجربه لازم را بیاموزد تا آنها از نظر بازرگانی شهروندانی مولد شوند و بتوانند بعنوان عضوی ارزنده به جامعه خود خدمت نمایند و نیز دانشکده میکوشد که وسایل لازم را برای مطالعه و تحقیق در رشته های ذیربط و برای دانشجویان علاقمند فراهم سازد برنامه های آموزشی در مقاطع کارشناسی و کارشناسی ارشد بگونه ای طراحی شده اند که دانشجویان با استعدادهای گوناگون بتوانند در محیط تجاری و بازرگانی پویا موفق شوند.

نتیجه گیری

بنابرآنچه گفته شد، مأموریت عبارتست از فلسفه وجودی و یا نقشی که یک مجموعه در جامعه بر عهده گرفته تا با ایفای آن، خدمات مورد نظر را ارائه دهد. مأموریت یک کسب و کار و تجارت عبارتست از منظور خاص و پایه ای که تشکیلات را از کسب و کارهای دیگر متمایز نموده و رسالت آن را در زمینه محصولات و خدماتی که ارائه می دهد، مشخص می نماید. به عبارت دیگر می توان گفت مأموریت، یک بیان کلی از نیت شرکت می باشد. مأموریت اهداف بنیادین سازمانی را به تصویر می کشد، در حالیکه چشم انداز تصویر شرکت را در صورتیکه به اهداف سازمانی ذکر شده در مأموریت خود برسد، نشان می دهد چشم انداز یا دورنما، توصیفی است از شرایط آینده سازمان یا شرکت و به عبارت دیگر، تصویری است از وضعیت شرکت، زمانی که به مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک اهداف و استراتژی های خود دست یافته باشد. بدین ترتیب، توجیهی روشن و مشخص و قابل دفاع از این که چرا و چه انتظاری از سازمان می رود، حاصل می شود و احتمال موفقیت سازمان، به واسطه تصویر روشنی که از آینده خود دارد، افزایش می یابد.

دنیای مجازی

برنامه ریزی استراتژیک سیتم ها و فناوری اطلاعاتی (IT/IS) عبارت است از فرایند تشخیص سیستم‌های کاربردی مبتنی بر کامپیوتر که سازمان را در اجرای طرح‌های کاری وتحقق اهدافش یاری می‌کند . برنامه‌ریزی استراتژیک مدت زیادی است که به عنوان یک ضرورت برای بهره‌برداری از منابع بالقوه سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعاتی شناخته شده است و بررسی یافته‌های پژوهشی در این خصوص نشان می‌دهد که موانع عمده‌ای بر سر راه چنین برنامه‌ریزی‌های استراتژیک وجود دارد. این مقاله سعی دارد ضرورت برنامه‌ریزی توسعه‌ای سیستم‌ها و فناوری های اطلاعاتی برای نوسازی ساختارهای اقتصادی و اجتماعی ایران را مورد تاکید قرار دهد.

امروزه فناوری ارتباطات و اطلاعات یکی از ویژگی‌های مهم عصر اطلاعات به شمار می‌رود که امکان طراحی اشکال جدید سازمانی، سیستم های کنترلی جدید ،باز مهندسی فرایندهای سازمانی و مانند اینها را فراهم ساخته است . (IT/IS) به ما کمک می‌کند دیوارهایی را فروبریزیم که وظایف، محل‌های جغرافیایی و سطوح مدیریتی را از هم جدا می‌کنند و به ما اجازه می‌دهد شبکه جدیدی از روابط بین اعضای سازمان به وجود آوریم. در حال حاضر کشورهای جهان از لحاظ به کارگیری سطح فناوری در مراحل مختلف قرار دارند و متناسب با آن از ساخت اجتماعی متفاوتی نیز برخوردار هستند بنابراین ضروری است با برنامه‌ریزی مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک توسعه‌ای مناسب از قابلیت‌های سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعاتی در نوسازی ساختارهای اقتصادی و اجتماعی کشور خود بکوشیم.

واکاوی برنامه‌های توسعه در ایران از منظر برنامه ریزی IS/IT

امروزه در اغلب کشورهای توسعه یافته و در حال توسعه IS/IT یکی از ابزارهای مهم توسعه و پیشرفت محسوب می‌شود و در برنامه‌های توسعه اقتصادی ،اجتماعی و فرهنگی از جایگاه ویژه‌ای برخوردار است. از یک طرف، برخی از کشورها مانند سنگاپور با اتخاذ استراتژی پیشگامی به موفقیت‌های قابل توجهی دست یافته‌اند. همانطور که دروگ (1997) اشاره می‌کند، هر چند عمر به کارگیری سیستم‌ها و فناوری اطلاعات در سنگاپور زیاد نیست ،اما با اتکا به یک برنامه جامع به سرعت در حال تبدیل شدن به یک برنامه جامع به سرعت در حال تبدیل شدن به یک جزیره هوشمند است و از این رهگذر سطوح بالایی از کارایی، اثر بخشی و کسب مزیت رقابتی را تجربه کرده است. از طرف دیگر در کشورهایی مانند ایران به دلیل شرایط خاص، کمتر به نقش کلیدی این ابزارها در حیات توسعه کشور توجه شده است. نگاهی به برنامه اول و دوم توسعه کشور نشان می‌دهد که برنامه ریزی IS/IT چندان مورد توجه واقع نشده است و سیاست‌های مناسبی نیز در جهت هدایت سازمان‌ها برای طراحی و استقرار سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعاتی اتخاذ نشده است. در برنامه سوم توسعه در حوزه‌های فرابخشی سند برنامه، سر فصلی از موضوعات به فناوری اطلاعات به عنوان یکی از محورهای توسعه ملی تصریح و خطوط اصلی توسعه در این حوزه در بخش‌های مختلف نرم افزار، سخت افزار، نیروی انسانی، مخابرات، اطلاعات و مدیریت مورد لحاظ قرار گرفته است.

به رغم چنین تأکیداتی، مجموعه اقدامات عملی دستگاه‌های اجرایی کشور در مقایسه با دیگر کشورها، چندان رضایت بخش نیست اما نمی‌توان انتظار داشت سازمان‌ها در کاربرد سیستم‌ها و فناوری های اطلاعاتی به طور جهشی عمل کنند. اکنون تجربه انباشته سازمان‌ها این امکان را فراهم ساخته است تا با پرداختن به برنامه‌ریزی استراتژیک سیستم‌ها و فناوری اطلاعاتی، قدم اساسی در فرایند یادگیری سازمانی برداشته شود.

نگرشهای برنامه‌ریزی استراتژیک IT/IS

برنامه‌ریزی استراتژیک مدت‌های زیادی است که به عنوان مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک یکی از فعالیتهای بنیادین مدیریت ارشد تشخیص داده شده است. برنامه‌ریزی استراتژیک IT/IS عبارت است از فرایند تشخیص بدره (Prtfolio) سیستم‌های کاربردی مبتنی بر کامپیوتر که به یک سازمان در اجرای برنامه‌های کاری و تحقق اهدافش یاری می‌رساند. بنابراین نیاز به اجرای ماهرانه برنامه‌های استراتژیک IS/IT هم در مطالعات تجربی و هم تجویزی مورد تأکید قرار گرفته است. اساساً این مطالعات نشان می‌دهد که کم توجهی به برنامه‌های استراتژیک میتواند به از دست رفتن فرصت‌های زیاد، تلاش‌های اضافی، شکل‌گیری سیستم‌های ناسازگار و ضایع شدن منابع منجر شود.

یکپارچه‌سازی استراتژی‌ها در سطوح مختلف

تجربه به‌کارگیری سیستم‌ها و فناوری های اطلاعاتی در ایران نشان می‌دهد که این سازمان‌ها از نظر بکارگیری IS/IT مراحل اولیه را پشت سر گذاشته و در آستانه ورود به مراحل ثانویه قرار دارند. یعنی برای بهره گیری از مزایای ISIT در بخش‌ دولتی و خصوصی نیازمند برنامه ریزی استراتژیک برای طراحی واستقرار سیستم ها و فناوری‌های اطلاعاتی هستند. به همین دلیل لازم است با ابعاد مختلف چنین برنامه ریزی بیشتر آشنا باشند. یکی از ویژگی‌های برنامه‌ریزی استراتژیک ISIT جامعیت است. این مفهوم برای توصیف حدود یا قلمرو راهکارها در فرایند برنامه ریزی استراتژیک بکار گرفته می‌شود. جامعیت یکی دیگر از ویژگی‌های برجسته فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک است که به وجود ساختار، متون، رویه‌های مکتوب و خط‌مشی‌هایی اشاره دارد که راهنمای فرایند برنامه‌ریزی است. تمرکز، به توازن بین خلاقیت و جهت‌گیری نظارتی در درون فرایند برنامه ریزی استراتژیک اشاره دارد. جریان نیز به نقش مدیران سازمانی و بخشی در شروع فرایند برنامه ریزی اشاره دارد و به عنوان یکی از ویژگی‌های مهم برنامه‌ریزی استراتژیک محسوب می‌شود.

از دیگر ویژگی‌های برنامه‌ریزی اسراتژیک مشارکت است یعنی درحالی که جریان برنامه‌ریزی با جهت‌گیری عمودی سیستم برنامه ریزی مرتبط است، مشارکت بر حدود درگیری افراد در برنامه ریزی استراتژیک تأکید دارد. همچنین یکی از مهم‌ترین ابعاد برنامه‌ریزی در مدیریت استراتژیک که به آزمون سرعت تصمیم‌گیری انطباق‌پذیری استراتژیک می‌پردازد، سازگاری است.

فرایند برنامه‌ریزی استراتژیک ITIS

برنامه ریزی استراتژیک سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعات ،زمانی اثر بخش خواهد بود که استراتژی‌های تدوین شده در سطوح سازمانی از سازگاری لازم با خط مشی‌های دولتی برخوردار باشند. به عبارت دیگر با توجه به ارتباط و تاثیر متقابل سطوح خط مشی گذاری و تدوین استراتژی، سازمان‌ها باید در چارچوب خط‌مشی‌های دولتی ناظر بر ITIS برنامه ریزی استراتژیک خود را تهیه و تنظیم کنند .

بر اساس نظریات محققان فرایند برنامه ریزی استراتژیک ITIS شامل مراحل زیر می‌شود:

- شروع و آمادگی: در این مرحله مدیریت یک سیستم برنامه‌ریزی را ساماندهی می‌کند و وظایف پروژه و نقش‌ها را تعریف می‌کند. یک مسئول پروژه انتظارات پروژه را برای تیم برنامه‌ریزی تشریح می‌کند به طوری که همه اعضاء از قلمرو و اهداف پروژه آگاهی پیدا ‌کنند.

- تحلیل استراتژی: سازمانی در این مرحله تیم برنامه ریزی با مدیران مصاحبه می‌کند تا سازمان کار، استراتژی‌های سازمانی، فرایندهای عمده و نیازهای اطلاعاتی سازمان را مستند کنند. این اطلاعات سپس در قالب مجموعه‌ای از استراتژی‌ها ترکیب می‌شوند که جهت استراتژیک سازمان را تعریف و پایه مدل سازمانی را شکل می‌دهد. - ارزیابی ISIT فعلی: طی مرحله سوم، تیم برنامه ریزی وضعیت سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعاتی را مورد ارزیابی قرار می‌دهد تا اصلاحات کوتاه مدت برای سیستم‌های موجود را پیشنهاد کند.

- تحلیل عملیات سازمان: در این مرحله مستند‌سازی و اقدامات کاری در سطوح عملیاتی صورت می‌گیرد. تیم برنامه ریزی با مدیران عملیاتی مصاحبه می‌کند تا نیازهای اطلاعاتی، فرایندها، استراتژی‌های سازمان را تشخیص ‌دهد. این داده‌ها مدل حجمی سازمان را نشان می‌دهد. تیم آن را با نیازهای استراتژیک مدیران ارشد مقایسه می‌کند تا شکاف موجود بین نیازهای ادراکی مدریت ارشد و عملیات نشان دهد. تیم کاری برنامه‌های کلیدی را برای مستندسازی ساز وکارها و فرایندها به کار می‌گیرد.

- تکمیل مدل سازمانی: در این مرحله مدل سازمانی را نهایی می‌کنند و از طریق مدیریت ارشد، اصلاحات و موارد تکمیلی را مورد بررسی قرار می‌دهند. سپس تیم مدل را مورد تحلیل قرار داده و زمینه‌های کاری را مشخص می‌کنند. با استفاده از برنامه‌های کلیدی، مدل سازی به مدل های کاری در زمینهای مختلف تقسیم می‌شود. استراتژی‌های فرعی، واحد سازمانی داده ها و فرایندهای کاری شکل می‌گیرد.

- تعریف معماری اطلاعات: در مرحله ششم، تیم کاری معماری اطلاعات سازمانی را تعریف می‌کند که شامل سیستم‌های کاربردی، فناوری‌ها، داده‌ها و مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان است. در این مرحله گامهای اجرایی نیز فهرست می‌شوند.

- طراحی برنامه استراتژیک: ISIT در این مرحله ، تیم برنامه ریزی پروژه کوتاه مدت و بلند مدت را تعریف می‌کند . این مرحله شامل تعیین اولویت پروژه‌ها و برآورد هزینه های هر یک از پروژه‌هاست و بعد از تائید بالاترین مقام سازمانی طراحی پروژه‌های اولویت‌دار شروع می‌شود .

- بازبینی و ارزیابی :‌در مرحله هشتم، تیم برنامه ریزی کار خودش را طی برنامه‌ریزی مورد بازبینی و ارزیابی قرار می‌دهد .این ارزیابی فعالیت‌های برنامه ریزی اینده را تکمیل و یادگیری برنامه ریزی موثر را ارتقاء می‌دهد.

در ایران ISIT - چالش‌های برنامه ریزی استراتژیک

روندهایی چون پویایی رقابتی ،جهانی شدن و تغییرات سریع وفناوری اطلاعاتی چالش هایی را در عصر اطلاعات پیش رو دولتها و سازمانها قرار داده است که کشور ما نیز از آن مستثنی نیست . مهمترین این چالش‌ها عبارتند از :ازتقای آگاهی های سیستم های اطلاعاتی در تمام سطوح سازمانی و ملی، اقدام برای استقاده از فرصتهای ISIT و استفاده استراتژیک از آنها ،و برنامه ریزی استراتژیک ISIT و چگونگی تاثیر فناوری اطلاعاتی بر ساختار صنعت یا توازن سیاسی بین ملت‌هاست. از جمله عوامل بازدارنده استفاده از ISIT میتوان به ابزار رقابتی سازمانها و کشورها ،ارزیابی ارزش استراتژیک سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعاتی و نقش سیستم‌ها و فناوری‌ اطلاعات در کسب مزیت رقابتی اشاره کرد. بدون شک فقدان برنامه‌ریزی استراتژیک ISITدر ایران به طور جدی توانایی سازمانهای بخش دولتی و خصوصی برای بهره برداری از مزایای فناوری‌ها و سیستم های اطلاعاتی را کاهش می‌دهد . امروزه نقش استراتژیک ISIT بر کسی پوشیده نیست همین سبب شده است تا سازمانها مسائل و مشکلات ناشی از طراحی و استقرار و نگهداری آنها را پذیرا باشند، هر چند برای استفاده از فناوری‌ها و سیستم‌های اطلاعاتی در ایران تلاشهایی صورت گرقته است اما در مقایسه با دیگر کشورها از کمیت و کیفیت کافی برخوردار نیست. همگام بودن با روند توسعه جهانی یکی از عوامل بازدارنده توسعه سیستم‌ها و فناوری های اطلاعاتی در ایران محسوب می‌شود. کم توجهی و بعضاً عدم آگاهی از تحولات اقتصادی مبتنی بر فناوری‌های اطلاعاتی سبب شده که نه تنها سیاست‌های اصولی لازم در این زمینه وضع نشود ، بلکه موضع گیری‌های منفی (با استناد به مسائل اخلاقی ) در مقابل فن‌آوری‌های نوین اطلاعاتی و ارتباطی نیز لزوم پرداختن به این مهم را به تاخیر انداخته است . بر این اساس مهم‌ترین چالش‌های پیش‌رو سازمان‌های بخش دولتی در برنامه‌ریزی استراتژیک سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعاتی شامل: یکپارچه مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک سازی استراتژی‌ها در سطوح مختلف، تغییر نگرش مدیران ارشد، دفع یا تقلیل موانع اجرایی، تغییر نقش بازدارندگی دولت و چگونگی مدیریت در محیط‌های پیچیده است.

بحث و نتیجه‌گیری

این نگرش که برای اجتناب از پیامدهای منفی سیستمها و تکنولوژی‌های اطلاعاتی باید با آن مقابله کرد و یا با طراحی و استقرار محدود و گزینشی آن اقدام کرد ،خود از عواملی است که برنامه‌ریزی استراتژیک ISIT را در ایران به تاخیر انداخته است . فقدان برنامه ریزی استراتژیک نیز به نوبه خود مسائلی را در اداره امور عمومی و مدیریت اثر بخشی و کارآمد سازمان‌ها ایجاد کرده است که مهم‌ترین آنها عقب ماندگی سازمان‌ها و کشور برای حضور موثر و رقابت در عرصه‌های نوین جهانی است . در گذشته برندگان اقتصادی کسانی بودند که محصولات و خدمات جدیدی را تولید می‌کردند ، اما در قرن حاضر مزیت رقابتی پایدار بیشتر حاصل فناوری‌های فرایندی جدید و کمتر حاصل فناوری های تولیدی جدید است و آنچه قبلاً در اولویت قرار داشت اختراع محصولات جدید بود اما در حال حاضر اختراع و تکمیل فرایندهای جدید اهمیت اول را به خود اختصاص داده است .سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعاتی را می‌توان برای خلاقیت در تغییر ساختارهای سازمان و روش‌های عملکرد یک سازمان در رابطه با مشتریان و ارباب رجوع به کار گرفت و از این طریق به مزایای زیادی دست یافت.

به رغم مشکلات در طراحی و اجرای برنامه‌‌های ISIT خیلی از سازمانها وقت وکوشش را در این راه صرف کرده‌اند. پژوهشگران این حوزه از طریق بحث وگقتگو با مدیران سازمانهای بخش دولتی و خصوصی تعدادی از مسائلی که سازمانها به واسطه فقدان برنامه ریزی استراتژیک سیستمهای اطلاعاتی با آن مواجه هستند رابه این شرح فهرست کرده‌اند: سرمایه‌گذاری‌های سیستمهای اطلاعاتی از اهداف کاری حمایت نمی‌کنند، سیستم‌هایی که به صورت یکپارچه طراحی نشده‌اند باعث دوباره‌کاری، تاخیر و اتلاف منابع می‌شوند، فقدان ابزاری برای شناخت اولویت‌ها در رابطه با پروژه‌ها و منابع وجود دارد، روشی برای تصمیم گیری در خصوص سطوح منابع مطلوب یا چگونگی زمان به کارگیری منابع خارجی وجود ندارد، اطلاعات مدیریتی ضعیف (ناسازگاری، عدم دقت، کند بودن و در دسترس نبودن و حمایت نکردن فرایندهای تصمیم‌گیری کلیدی) از دیگر موارد است. سوءتفاهم بین کارکنان متخصص فناوری اطلاعات (تضاد و عدم رضایت ) عدم سازگاری استراتژی‌های فناوری با اولویت کاری وعدم تخصیص سرمایه گذاری‌های زیر ساختی نیز از جمله مواردی است که میتوان به آن اشاره کرد. همانطورکه اشاره شد فقدان برنامه‌ریزی استراتژیک ISIT باعث می‌شود. سازمان‌ها نتوانند به طور موثر و کارآمد از منابع اطلاعاتی و تکنولوژی خود بهره گیرند . بنابراین برنامه ریزی استراتژیک سیستم‌ها و فناوری‌های اطلاعاتی مطابق با نظر محققان کشورهای دیگر یک ضرورت بنیادین در برنامه چهارم توسعه کشور محسوب می‌شود تا از این طریق بتوان به اهداف سه گانه، کارایی، اثر بخشی و کسب مزیت رقابتی نائل شد. هر چند برنامه‌ریزی استراتژیک ISIT چالش های زیادی را پیش روی مدیران سازمانها قرار می‌دهد، اما نقش هدایتی و تسهیل کنندگی دولت با اتخاذ خط مشی های مناسب در برنامه چهارم توسعه ،بسیار تعیین کننده است

سازمان

همانطور كه مي‌دانيم امروزه در بين منابع سازماني، «منابع انساني» با ارزش‌ترين عامل توليد و مهمترين سرمايه هر سازمان است به عبارت ديگر منابع انساني هر سازمان منبع اصلي زاينده مزيت رقابتي و ايجاد كننده قابليت‌هاي اساسي هر سازمان است، پس يكي از عمده‌ترين برنامه‌ريزي‌هاي سازماني، برنامه‌ريزي منابع انساني است. مقوله‌اي كه به قول جيمز واكر در سال‌هاي اخير بعنوان ابزاري است كه به طور مستقيم اهداف و استراتژي‌هاي سازماني را به اهداف و برنامه‌هاي منابع انساني مورد نظر متصل مي‌سازد.

بررسي فراز و فرودهاي توسعه منابع انساني نشان مي‌دهد كه امروزه نقش و اهميت نيروي مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک انساني در رشد و توسعه سازمانها (و بعضاً جوامع بشري) بيش از پيش نمايان گشته است. از اين رو در عصر جديد به «انسان» در مديريت بعنوان «سرمايه‌اي بي‌پايان» و با ارزش مي‌نگرند. زيرا ديگر به خوبي روشن است كه كاهش سرمايه بالنده انساني منجر به كاهش بهره‌وري و توليد مي‌شود. به عبارت ديگر متفكران علم مديريت بر اين اعتقادند كه كاركنان را بايد مبنا و ريشه اصلي بهبود كيفيت و بهره‌وري دانست و آنها را مبناي اصلي فرآيند افزايش كارآيي و نوعي سرمايه به حساب آورد.

با عنايت به مطالب ذكر شده در مي‌يابيم كه منابع انساني،‌ منبع استراتژيك سازماني محسوب مي‌شوند، از اين رو جز مهم و لاينفك مباحث برنامه ريزي استراتژيك، (منابع انساني) هستند. روند تغييرات و دگر‌گوني‌هاي تكنولوژيك، اجتماعي و اقتصادي در محيط داخلي و خارجي سازمان‌ها موجب نگرش جديد علم مديريت به مقوله برنامه ريزي استراتژيك منابع انساني شده است. امري كه غفلت از آن مي‌تواند پيامدهاي جبران ناپذيري را براي سازمانها به همراه داشته باشد اگر سازمان‌ها مي‌خواهند در مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک محيط پرتلاطم امروزي از حيات مستمر برخوردار باشند بايد همسو با تغييرات محيطي نگرش جامع و راهبردي داشته باشند و الزامات گوناگوني را مد نظر قرار دهند. و از آنجا كه منابع انساني كارآمد (كاركنان دانشي) اساسي‌ترين منبع رقابتي سازمان‌ها هستند لزوم برنامه‌ريزي راهبردي در زمينه سرمايه‌هاي انساني سازماني از اهميت بيشتري برخوردار است. امري كه متأسفانه ناديده گرفتن آن در بسياري از سازمان‌ها سبب شده است آنها همواره از كمبود نيروهاي مؤثر و كارآمد رنج ببرند.

برنامه ريزي نيروي انساني:

در تعريف برنامه ريزي نيروي انساني ذكر اين نكته ضروري است كه اكثر صاحبنظران مديريت، برنامه ريزي نيروي انساني را در اصل يك فرآيند استراتژيك مي‌دانند كه در جهت اهداف كلي سازمان و شيوه‌هاي لازم براي نيل به آن حركت مي‌كند. براي فرآيند برنامه‌ريزي نيروي انساني (HRP: HUMAN RESOURCES PLANTNG) تعاريف متعددي بيان شده است كه تعدادي از آن به شرح زير است:

1- برنامه ريزي نيروي انساني را فرآيند پديد آوردن و تعيين هدف‌ها، سياست‌ها و برنامه‌هايي گويند كه به پرورش، كاربرد و توزيع نيروي انساني مي‌پردازد تا مقاصد اقتصادي، خدماتي و . تأمين مي‌شود.

2- برنامه ريزي نيروي انساني فرآيندي است كه بوسيله آن سازمان تعيين مي‌كند كه براي نيل به اهداف خود به چه تعداد كارمند با تخصص و مهارت‌هايي براي چه مشاغلي نياز دارد.

3- تعيين تعداد افرادي كه در سال‌هاي آينده براي تأمين هدف‌هاي سازمان بايد انتخاب گردند، آموزش ببينند، ترفيع يابند، بازنشسته يا اخراج شوند و مانند آن كه براساس تسهيلات و وسايل مورد نياز تخمين زده مي‌شود.

مراحل برنامه ريزي نيروي انساني:

برنامه ريزي منابع انساني را در چهار مرحله مي‌توان به اجرا درآورد:

1- مرحله اول: در مرحله اول گردآوري، تحليل و پيش بيني داده‌ها به منظور پيش‌بيني عرضه منابع انساني صورت مي‌گيرد. اين مرحله بر پا داشتن يك نظام اطلاعاتي منابع انساني است كه به دنبال آن با افزودن بر نظام اطلاعاتي منابع انساني تقاضاي منابع انساني نيز مورد پيش بيني قرار مي‌گيرد.

2- مرحله دوم: در اين مرحله هدف‌ها و سياست‌هاي كلي منابع انساني تعيين مي‌گردند و بدنبال آن حمايت مديران بلند پايه در مورد آنها (هدف‌ها) جلب مي‌شود.

3- مرحله سوم: اين مرحله شامل طراحي و به انجام رساندن طرح‌ها و برنامه‌هاي عملي در زمينه‌هايي مانند كارمند يابي، آموزش و ترفيع است كه سازمان را قادر خواهد ساخت به هدف‌هاي منابع انساني خود دست يابد.

4- مرحله چهارم: نظارت بر طرح‌ها و برنامه‌هاي امور كاركنان و ارزيابي آنها به منظور آسان كردن پيشرفت بسوي هدف‌هاي برنامه‌ريزي منابع انساني در اين مرحله صورت مي‌پذيرد.

برنامه ريزي راهبردي منابع انساني و پيوند آن با برنامه ريزي استراتژيك:

همانطور كه ذكر شد برنامه ريزي در واقع عبارتست از طريقه و روش نيل به اهداف سازماني. از اين رو برنامه‌ريزي استراتژيك فرآيندي است كه ضمن آن اهداف بلند مدت سازماني تعيين و تصميم‌گيري بر مبناي روش‌ها، جهت دستيابي به اين اهداف را در بر مي‌گيرد كه از قبل پيش‌بيني شده‌اند.

برنامه ريزي منابع انساني در واقع فرآيندي است براي ارزيابي تقاضا، اندازه، ماهيت و عرضه منابع انساني براي نيل به تقاضاي مورد نياز. از اين رو، نخستين مرحله هر برنامه مديريت امور كاركنان و منابع انساني، برنامه ريزي نيروي انساني است.

برنامه ريزي منابع انساني به طور مستقيم با برنامه ريزي استراتژيك پيوند مي‌يابد و مهمترين عامل و ابزاري كه اهداف و خط‌مشي‌هاي سازماني را به اهداف و برنامه‌هاي منابع انساني ارتباط مي‌دهد، برنامه‌ريزي استراتژيك منابع انساني است. از اين رو، بين برنامه‌ريزي منابع انساني و برنامه‌ريزي استراتژيك ارتباط تنگاتنگي وجود دارد.

برنامه ريزي استراتژيك منابع انساني:

دوچينر و رابينز معتقدند برنامه ريزي منابع انساني فرآيندي است كه بوسيله آن سازمان معين مي‌كند كه براي نيل به اهداف خود به چه تعداد كارمند، با چه تخصص و مهارت‌هايي، براي چه مشاغلي و در چه زماني نياز دارد. در واقع آنچه در برنامه ريزي منابع انساني در اولويت قرار دارد تجزيه و بررسي تعادل عرضه و تقاضا با يك روش ساختار يافته است، اين امر با يك تصوير روشن و با حركت سريع با توجه به آينده آغاز مي‌گردد و مقصود آن است كه زمينه‌هاي علمي را بعنوان يك نتيجه، تجزيه و تحليل و تعيين كرد. در فرآيند برنامه ريزي منابع انساني ما به شناخت اعضا و مهارت‌هاي مورد نياز براي انجام وظايف روزمره و تغييراتي كه ممكن است ظرفيت كار را در آينده و حجم فعاليت‌هاي تعهد شده را تغيير دهد نيازمنديم. اين امر درك خوبي از استراتژي و برنامه‌هاي تجاري جزئي‌تر را در بر مي‌گيرد. در برنامه‌ريزي منابع انساني مشخص مي‌شود سازمان‌ها نياز به شناخت دقيق از اعضاء و ويژگي‌ها و روابط بين آنان با سازمان دارد.

برنامه‌ريزي منابع انساني با مفاهيم محيط و عمليات سازمان در ارتباط بوده و شامل عوامل داخلي و خارجي مي‌شود. از مهمترين عوامل خارجي (محيطي) مي‌توان فشارهاي اقتصادي، تغييرات تكنولوژي، قوانين و مقررات، وضعيت سياسي، بازار نيروي كار و آموزش را ذكر كرد. و مهمترين عوامل داخلي شامل هدف و مقاصد سازمان، فرهنگ، ساختار، منابع انساني و ذينفعان مي‌گردد.

با عنايت به مطالب فوق‌الذكر مي‌توان گفت: در برنامه‌ريزي منابع انساني به دنبال پاسخگوئي به دو سؤال زير هستيم:

1- چه افرادي مورد نيازند؟

2- چگونه بايد اين نياز تأمين شود؟

ويژگي‌هاي مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک برنامه ريزي منابع انساني:

برنامه ريزي منابع انساني داراي ويژگي‌هايي به شرح زير است:

1- آگاهي: ايجاد مفروضات روشن و آماده در زمينه منابع انساني

2- تحليلي: متكي بر يك سري قضاوت‌ها و واقعيت‌ها

3- هدف گرا: ابزاري براي تصميم‌گيري سازماني، در جهت نيل به اهداف سازماني

4- چشم انداز به آينده: پيش بيني و آينده نگري در مورد منابع انساني

5- اجتماعي يا جمع‌گرايي: توجه به گروهها و نه افراد

6- كمي: توجه به افراد و اعضاي سازمان

علل عدم برنامه ريزي نيروي انساني:

برنامه‌ريزي نيروي انساني ضرورتي انكار ناپذير براي سازمان‌هاي امروزي است. در عصر جديد به مقوله برنامه‌ريزي نيروي انساني در سازمان‌ها توجه ويژه‌اي شده است. از اين رو در ميان سازمان‌هاي نوين كمتر سازماني را مي‌بينيم كه از اين موضوع غفلت نموده باشد. علي‌ايحال عدم برنامه ريزي نيروي انساني به دلايل مختلفي در سازمانها ممكن است به وقوع بپيوندد كه عمده‌ترين آنها عبارتند از:

1- نبود متخصصان برنامه ريزي نيروي انساني

2- نبود ديد استراتژيك در سازمان

3- توجه كمتر به نيروي انساني تا منابع مالي

موانع اجراي برنامه ريزي منابع انساني:

بررسي‌ها در سازمان‌هاي مختلف نشان داده است كه در مسير اجراي برنامه‌ريزي منابع انساني موانع و مشكلات زيادي بروز مي‌كند كه عدم توجه به آن مي‌تواند در توفيق اجراي برنامه‌ريزي منابع انساني تأثير نامطلوبي داشته باشد. عمده اين موانع به شرح زير است كه شناخت و آگاهي مناسب آنها و تلاش و كوشش در جهت رفع و يا به حداقل رساندنشان مي‌تواند زمينه كاميابي اجراي برنامه‌ريزي منابع انساني را فراهم آورد.

1- بدبيني نسبت به برنامه ريزي و مقاومت واحدهاي عملياتي (عدم پيوند بين مباحث تئوريك و عمليات واحدهاي اجرايي)

2- عدم ارتباط بين فعاليت‌هاي مختلف در فرآيند برنامه ريزي

3- تضاد و تعارض در منابع انساني

4- استفاده از فنون نامناسب برنامه ريزي

5- پيش بيني آينده منابع انساني براساس خط روند گذشته بدون توجه به نيازها و الزامات آينده

6- عدم توجه به جنبه‌هاي كيفي (توسعه مهارت‌هاي خاص و عملكرد بالقوه افراد)

7- نگرش به برنامه ريزي منابع انساني بعنوان يك موضوع اجرايي كوتاه مدت

فرآيند برنامه ريزي نيروي انساني:‌

در فرآيند برنامه‌ريزي منابع انساني از طريق مميزي، فرصت‌ها و تهديدها شناسائي مي‌گردد و با كمك تجزيه و تحليل منابع داخلي سازمان در سطح خرد و كلان نقاط قوت و ضعف سازمان مورد بررسي قرار مي‌گيرد و با توجه به اهداف سازماني برنامه‌ريزي نيروي انساني انجام مي‌شود.

در فرآيند برنامه‌ريزي نيروي انساني ابتدا مميزي وضعيت صورت مي‌گيرد كه شامل تجزيه و تحليل محيطي و ارزيابي سازماني است نمود و نتيجه اين مميزي به پيش‌بيني نيروي انساني مورد نياز منجر خواهد شد. پس از برآورد نيروي انساني موجود در سازمان و مقايسه بين نيروي انساني مورد نياز و نيروي انساني موجود برنامه آينده مديريت منابع انساني مشخص مي‌گردد.

مزاياي برنامه ريزي نيروي انساني:

مزاياي برنامه‌ريزي به طور عام و برنامه‌ريزي نيروي انساني به طور خاص مقوله‌اي آشكار در فرآيند مديريت است. به عبارت ديگر كمتر كسي است كه امروزه اهميت برنامه‌ريزي را انكار كند. به تبع آن با توجه به اهميت منابع انساني در بين منابع سازماني، برنامه ريزي نيروي انساني در سازمان‌ها از اهميت روزافزوني برخوردار گرديده ا ست. امري كه حصول آن منافع بلند مدتي را براي سازمان‌ها به همراه خواهد داشت.

عمده‌ترين مزاياي برنامه ريزي نيروي انساني به شرح زير است:‌

1- استفاده بهينه و مطلوب از نيروي انساني موجود در سازمان

2- تأمين نيروهاي انساني بالنده براي سازمان

3- هماهنگي منابع انساني در جهت تحقق اهداف بلند مدت سازمان

4- تأمين منابع انساني با حداقل هزينه

5- فراهم نمودن هزينه لازم براي تحقق ساير اهداف مديريت منابع انساني

سيستم‌هاي اطلاعاتي منابع انساني و برنامه ريزي نيروي انساني:

مسلماً مشخص ساختن سيستم اطلاعاتي منابع انساني نخستين و مهمترين رويكرد موفقيت آميز مديريت نيروي انساني است. به عقيده كارشناسان برنامه ريزي نيروي انساني اطلاعات را بايد به منزله كليد استراتژي در برنامه ريزي نيروي انساني دانست. موجودي نيروي انساني، تقاضا و عرضه آن در آينده را مي‌توان به وسيله سيستم اطلاعات منابع انساني تعيين كرد. بايد توجه داشت كه هدف سيستم‌هاي اطلاعاتي منابع انساني برنامه ريزي براي سازمان نيست، بلكه سازمان و مديريت را در برنامه‌ريزي انساني كمك مي كند.

با عنايت به مطالب مطروحه سيستم اطلاعاتي منابع انساني در واقع يك روش سازمان يافته جمع‌آوري، نگهداري و ارائه اطلاعات به مديران به منظور تصميم‌گيري در امور چهارگانه مديريت منابع انساني مي‌باشد. چنين سيستمي مي‌بايست داراي مشخصاتي به شرح زير باشد:

الف – به روز و به موقع ؛ اطلاعات آن به روز باشد و به موقع در اختيار استفاده كنندگان قرار گيرد.

ب – صحيح و دقيق ؛ سيستمي داراي اطلاعات صحيح و دقيق باشد.

ج – مربوط و مورد نياز ؛ اطلاعات سيستم بايد مربوط باشد و همچنين مورد نياز مديران سازمان باشد.

د – سريع ؛ سيستم بايد به گونه‌اي باشد كه كليه اطلاعات مورد نياز براي هر نوع تصميم‌گيري را به طور سريع در اختيار قرار دهد.

سيستم اطلاعات منابع انساني در واقع يك نظام اطلاعاتي رايانه‌اي معمولي است كه در مديريت امور كاركنان و منابع انساني به كار مي‌رود. هر نظام اطلاعاتي منابع انساني به طور منطقي يك سياهه يا ليستي از شغل‌ها و مهارت‌هاي موجود در سازمان است كه از مجموعه‌اي از داده‌هاي منظم، قابل اتكا و معتبر براي كاربري در برنامه‌ريزي نيروي انساني تشكيل شده است. اين سيستم بعنوان ابزاري كارا مديران را قادر مي‌سازد تا براي بهره‌گيري از منابع انساني سازمان، هدف‌هايي بر پا دارند و ميزان كاميابي در رسيدن به اين هدف‌ها را تعيين كنند. سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت همانند برنامه‌ريزي نيروي انساني از اهميت استراتژيك در سازمان برخوردار است، از اين رو بايد آن را بعنوان لازمه‌اي استراتژيك در سازمان‌ها در نظر گرفت.

برنامه ريزي منابع انساني جز برنامه ريزي استراتژيك است. سنگ زيربناي منابع انساني شناخت مفروضاتي است كه تصميمات در آن اتخاذ مي‌شود و در صورت پيش‌بيني و قضاوت مناسب، اهداف مورد انتظار تحقق مي‌يابد. شناخت و آگاهي لازم از وضعيت موجود داخلي و خارجي مؤسسه به منظور مواجهه با آينده از مهمترين الزامات برنامه ريزي منابع انساني است امري كه غفلت از آن در برخي از سازمان‌ها موجب مي‌شود سازمان در مقطعي از حيات خود با كمبود نيروهاي كارآمد و مجرب روبه شود. منابع انساني با ارزش‌ترين عامل توليد و منبع اصلي زاينده مزيت رقابتي و مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک ايجاد كننده قابليت‌هاي كليدي هر سازمان هستند از اين رو بررسي الگوها و مدل‌هاي مختلف برنامه ريزي منابع انساني و استفاده بهينه از آنها در مؤسسات و سازمان‌ها جهت برنامه ريزي و بهسازي منابع انساني امري بايسته و ضروري است، كه غفلت از آن مي‌تواند لطمات جبران ناپذيري براي سازمان به همراه داشته باشد.

نقش برنامه ریزی و مدیریت استراتژیک در ورزش

نقش مدیریت در سازمان های ورزشی، امروزه به ویژه اگر با رویکردی استراتژیک و برنامه محور همراه باشد،از اهمیت ویژه ای برخوردار است. در دنیای در حال رشد وتوسعه کنونی، ورزش نیز از این قاعده مستثنی نیست و بسیاری از سازمان های ورزشی به سرعت در حال پیشرفت هستند که دراکثر موارد،رویکرد استراتژیک سازمان ها، موضوعی تعیین کننده و مهم است. رقابت برای کسب برتری در تمامی جنبه های تربیت بدنی و ورزش از طریق ارایه طرح ها وبرنامه های بلندمدت ،میان مدت و کوتاه مدت دلیلی بر این مدعاست.

هورنیوز ؛ در سالهای اخیر توجه زیادی نسبت به مدیریت استراتژیک شده است وتنها راه اثربخشی وکارآمدی مدیران،در بهره گیری از این شیوه مدیریت برنامه ریزی صحیح میباشد که بهترین نوع برنامه ریزی را میتوان برنامه ریزی استراتژیک دانست برنامه ریزی استراتژیک قبل از آنکه یک تکنیک و فن باشد، یک نحوه تلقی شده و یک باور است که مدیران را به تفکر درازمدت وآینده نگری و،پیش بینی افقهای دوردست ترغیب می کند. درسازمانی که این باور و اعتقاد وجود نداشته باشد،بستر مناسبی برای رشد و برنامه ریزی استراتژیک وجود نخواهد داشت.برنامه ریزی استراتژیک همچون چتری بر سازمان و عملیات و اقدامات آن سایه می گستراند و باعث یک پارچگی برنامه ها و اقدامات یک سازمان می شود.

نقش مدیریت در سازمان های ورزشی ، امروزه به ویژه اگر با رویکردی استراتژیک و برنامه محور همراه باشد،از اهمیت ویژه ای برخوردار است.در دنیای در حال رشد وتوسعه کنونی، ورزش نیز از این قاعده مستثنی نیست و بسیاری از سازمان های ورزشی به سرعت در حال پیشرفت هستند که دراکثر موارد،رویکرد استراتژیک سازمان ها، موضوعی تعیین کننده و مهم است. رقابت برای کسب برتری در تمامی جنبه های تربیت بدنی و ورزش از طریق ارایه طرح ها وبرنامه های بلندمدت ،میان مدت و کوتاه مدت دلیلی بر این مدعاست.

کشور ما نیز اگر به دنبال بهره وری مناسب از منابع موجود خود است و قصدداردتوانمندی ها و،برتری های خود رادر عرصه ورزش ارایه نماید،باید به سوی مدیریت و برنامه ریزی استراتژیک حرکت کند هرچند مباحث استراتژیک در ورزش کشورمان مدتی است که شروع شده،ولی هنوز آغاز راه است وباید آگاهی مزایا و مراحل برنامه ریزی استراتژیک و دانش در این زمینه افزایش بیشتری یابد و تحقق این امر مستلزم دستیابی به منابع علمی و به روز در زمینه منابع استراتژیک در ورزش است.

اگر بخواهیم مدیریت استراتژیک در ورزش را بررسی نماییم نمی شود حرفی از برنامه ریزی استراتژیک به میان نیاورد، مدیریت در هرسازمانی نیاز به یک برنامه ریزی صحیح دارد به طوری که خیلی از کارشناسان و صاحب نظران،مدیریت و برنامه ریزی استراتژیک را دو رویه یک سکه میدانند و معتقد هستند برنامه ریزی استراتژیک لازمه بی چون و چرا یک مدیریت استراتژیک است و تا زمانی که ما آشنایی کامل و فهم صحیحی از برنامه ریزی استراتژیک نداشته باشیم نمیتوانیم مدیریتی صحیح و استراتژیک را درک و به آن عمل کنیم از همین رو ما ابتدا به اختصار توضیحاتی را در مورد برنامه ریزی استراتژیک خواهیم داشت و تمام ابعاد آن را بررسی خواهیم کرد.

برنامه ریزی استراتژیک فرایندی است که اعضا یک سازمان را در مورد پیش بینی آینده هدایت،وشیوه و فعالیت های لازم برای رسیدن به آن آینده را تدوین میکند همچنین در تعریفی دیگر می توان گفت برنامه ریزی استراتژیک عبارت است از تدوین یک برنامه جامع و کامل برای کمک به مدیریت استراتژیک به منظور رسیدن به اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت،برنامه ریزی استراتژیک دارای اصولی میباشد که شامل: توجه به اولویت ها و آینده نگری
▫️ ایجاد توازن بین واحدهای سازمان و تشکیل گروه های برنامه ریزی ، پیوستگی و ارتباط بین واحدهای مختلف
▫️ توجه به نیروی انسانی برنامه ریز و مشخص کردن مسعول اجرای برنامه
▫️درنظر گرفتن برنامه برای هرواحد سازمانی به عنوان بخشی از کل برنامه ▫️توجه به جنبه های کیفی و هماهنگی بین رشد کمی وکیفی
▫️ ارتباط برنامه سازان با برنامه توسعه ملی ، تداوم ، انعطاف و واقع بینی
▫️ توجه به آمار و اطلاعات و توسعه سیستم اطلاعات برای بهبود تصمیم گیری ▫️ استفاده از یافته های پژوهشی
▫️استمرار و پایداری و توجه به تغییر و تحولات حال و آینده
▫️ توجه به عوامل اجرایی و حمایت های قانونی
▫️ حداکثر استفاده از منابع موجود
▫️استفاده از مدل های معتبرعلمی در برآوردها
▫️ استفاده از تجارب علمی و عملی متخصصان ومجریان قبلی و فعلی برنامه ها
▫️تحلیل هزینه وفایده و ارزیابی قابلیت ها و ظرفیت های سازمان
▫️ توجه به اهداف اصلی برنامه و سعی در کاهش فاصله بین وضع موجود و مطلوب
▫️ توجه به اصل سرعت و دقت در انجام امور و نوآوری و تغییر و….. این موضوعات حاکی از گستردگی و وسعت برنامه ریزی استراتژیک است به طوری که یک سازمان درامر تدوین این نوع برنامه ریزی باید موارد و اصول زیادی را به ویژه با استفاده از فعالیت های تحقیقاتی و پژوهشی درنظر بگیرد تا بتواند‌ برنامه مناسبی را برای کوتاه مدت ،میان مدت ، و بلند مدت تدوین کند در مجموع هدف از یک برنامه ریزی استراتژیک با درنظر گرفتن اصولی که بیان شد عبارت است از ١) تهیه سند یا مجموع اسنادی که مسؤلیت ها ، هدف ها و مقاصد کلی و تاکتیکی قابل دسترس و ارزیابی را مشخص میسازد ٢) برنامه های اجرایی کوتاه مدت و بلند مدت را براساس هدف ها تدوین میکند ٣) بر اساس موارد ذکر شده برنامه های مالی کوتاه مدت ،میان مدت و بلندمدت را تنظیم میکند.هرچند که مباحث درموردبرنامه ریزی استراتژیک بسیار است.

حالا با توضیحات داده شده کمی با برنامه ریزی استراتژیک که لازمه یک مدیریت استراتژیک است آشنا شدیم پس بهتر است الان به مدیریت استراتژیک بپردازیم و بدانیم اصلا مدیریت استراتژیک به چه معناست و چه کارایی هایی دارد.

مدیریت استراتژیک فرآیند اتخاذ وانجام تصمیماتی است که قبلا برنامه ریزی شده است که اجرای دقیق وآرزوی درست آن منجر به موفقیت و ادامه حیات هر سازمانی میشود استراتژی را به اعتبار معنی کلمه میتوان سوق دادن، گسیل داشتن،پایبندبودن ،نحوه اجرا و عملکرد بیان کرد.مفهوم استراتژی در حیطه سازمانی و مدیریت در نیمه دوم قرن بیستم میلادی آغاز شده است در کل مدیریت استراتژیک دارای تعریف های گوناگون و البته با مفهوم واحد است که یکی دیگر از این تعریف ها توسط هانگر استراتژیست معروف بیان شده است او معتقد است مدیریت استراتژیک یعنی مجموعه تصمیم ها و اقدامات مدیریتی که عملکرد بلندمدت سازمان را از طریق فرآیند بررسی محیط، تدوین استراتژی ، اجرای استراتژی و ارزیابی و کنترل تعیین میکند.

باتوضیحاتی که درمورد برنامه ریزی و مدیریت استراتژیک به زبان ساده داده شد اگربخواهیم درباره مدیریت استراتژیک در ورزش و سازمان های ورزشی بیشتر فوکوس و توضیحاتی بیان کنیم باید گفت متاسفانه در کشور ما به برنامه ریزی و مدیریت استراتژیک در ورزش اهمیت داده نمیشود،همانطور که بیان کردیم لازمه مدیریت استراتژیک یک برنامه ریزی صحیح میباشد که این برنامه ریزی شامل برنامه کوتاه مدت، میان مدت و بلندمدت میشود ولی در ورزش کشور ما که متاسفانه ثبات مدیریتی وجود ندارد مدیران نمیتوانند برنامه های بلندمدت را اجرا کنند و روی به نتیجه گرایی و نتایج کوچک و برنامه های کوتاه مدت میاورند و همین عامل باعث شده ما در بخش های مختلف ورزش دچار مشکل باشیم شما درنظر بگیرید مدیری را که نمیداند چه مدت دیگر بر سرکار است بی شک او نمیتواند اهمیتی به برنامه های بلندمدت چه در زمینه پرورش نیروی انسانی و چه در زمینه مالی و…… بدهد.

به عنوان مثال بیشتر باشگاه های ورزشی ما هر فصل یک مدیر عوض میکنند ، مدیری که یک سال بیشتر وقت ندارد سعی میکند برای حفظ صندلی مدیریتی خود به نتیجه گرایی روی آورد و دیگر اهمیتی به پرورش بازیکنان پایه نمی دهد این موضوع هم بر خرج کرد و هم بر درآمدزایی باشگاه تاثیر مستقیم دارد مثال های دیگری هم هست اما بیایید یک جنبه دیگر و مهم را بررسی کنیم همانطور که بیان کردیم برای یک مدیریت استراتژیک نیاز به یک برنامه ریزی بلند مدت و ثابت میباشد اما در ورزش کشور ما با انتصاب هر مدیر آن مدیر کلا برنامه های آن سازمان و مجموعه را تغییر میدهد و این کار باعث ناکارآمدی همیشگی آن سازمان و از بین رفتن سرمایه های مالی و نیروی انسانی میشود اما مشکل اصلی و راهکار این موضوع چیست؟!

دو دلیل اصلی ومهم را میتوان بیان کرد ١) عدم ثبات مدیریتی ٢) دولتی بودن ورزش شاید برای شما جای سوال باشد که چرا و چگونه عرض خواهیم کرد، متاسفانه در کشور ما بر خلاف دیگر کشورهای صاحب رتبه در ورزش که ورزش آنها در اختیار بخش خصوصی است کشور ما هنوز ورزشی در اختیار کامل دولت دارد و باتغییر دولت ها هرمدت یک بار کل برنامه ها و مدیران تغییرمیکند و این روش ضربه سنگینی تا به حال به ورزش کشور زده است ، سپردن ورزش به بخش خصوصی میتواند ثبات را در تمام ابعاد به همراه داشته باشد و مدیریت کردن به شیوه استراتژیک دراین نوع مجموعه ها هموارتر است.

در این مجموعه ها مدیران زود به زود تغییر نمیکنند و میتوانند برنامه ریزی بلندمدتی برای سازمان و مجموعه های خود در بخش های مختلف داشته باشند اگر تصمیم گیران ارشد کشور در بخش ورزش ، ورزش کشور را به بخش خصوصی بسپارند وخود فقط برنامه ریزی کلان و نظارت و حمایت رابرعهده بگیرند شاهد شکوفاشدن ورزش کشورخواهیم بود و قطعا با پتانسیل هایی که در ورزش کشور در بخش های مختلف وجود دارد میتوانیم رتبه های بالایی درآسیا و حتی جهان در بخش های مختلف ورزش کسب نماییم.

البته این مهم به دست نمی آید مگر با یک برنامه ریزی خوب زیرا برنامه ریزی خوب و موثر در یک سیستم ورزشی به عنوان مولفه‌‌ای کلیدی محسوب میشود برنامه ریزی استراتژیک بخش مکمل مدیریت و‌هماهنگی فعالیت های یک سازمان ورزشی است،سازمان های ورزشی درتمام سطوح ملی،استانی و حتی محله ای برای بقا،رشد‌و‌توسعه و مدیریت صحیح به برنامه نیاز دارند برنامه ریزی همانند نقشه راه برای یک سازمان است که به آن در تشخیص مقصد و چکونگی حرکت به سمت آن کمک میکند.

مجموعه ها و‌سازمان های ورزشی اگر به دنبال پیشرفت و حرکت رو به جلو و‌موفقیت هستند میبایست حتما از مدیریت و برنامه ریزی استراتژیک بهره ببرند زیرا برنامه ریزی و مدیریت استراتژیک دارای مزایای زیادی میباشد و باعث میشود یک سازمان ورزشی خلاقیت و نوآوری داشته باشد و برای ترسیم آینده خود به صورت انفعالی عمل نکند به عبارتی سازمان دارای ابتکار عمل باشد و در فعالیت هایش به گونه ای عمل کند که برآنها تاثیر بگذارد و در سرنوشت خود نقش داشته باشد و‌آینده را تحت کنترل خود درآورد.

از دیگر مزایای بهره گیری از برنامه ریزی و‌مدیریت استراتژیک میتوان‌ به مشارکت مدیران و کارکنان دراین فرآیند اشاره کرد این کار باعث میشود که خود را به سازمان متعهدتر بدانند‌‌ و‌ موجب تقویت نگرش خوشبینانه آنها نسبت به ایجاد تغییر در سازمان می شود . علاوه براین نتایج تحقیقات حاکی از آن است که سازمان هایی که از برنامه ریزی و‌مدیریت استراتژیک استفاده می کنند.

سودآوری بیشتری دارند‌‌‌‌ و‌ بسیاری از آنها توانسته اند با این شیوه تصمیمات اثربخش تری اتخاذ کنند ، وجود چنین مزایایی که در بسیاری از منابع علمی هم نیز به آنها اشاره شده موجب گردیده است تا بسیاری از سازمان ها چه ورزشی و‌چه غیر ورزشی نسبت به استفاده از برنامه ریزی و‌مدیریت استراتژیک و‌در اولویت قراردادن آن تمایل پیدا کنند بنابرین با توجه به اینکه به کار گیری برنامه ریزی و مدیریت استراتژیک به ویژه در امر توسعه ورزش و رقابت های آن برای اکثر سازمان های ورزشی دنیا از بالاترین تا پایین ترین سطوح از موضوعات اساسی محسوب میشود لازم است مدیران و‌مسعولان ذی ربط کشور عزیزمان ایران هم از این فرآیند آگاه شوند و آن را در سازمان های خود به کار گیرند که انشاالله شاهد شکوفا شدن هرچه بیشتر ورزش کشور باشیم.